Le rôle de syndic bénévole peut sembler intimidant, surtout lorsqu’il s’agit de respecter les obligations légales liées à la gestion comptable et à la mise à jour du registre des copropriétés. Si vous vous trouvez dans une situation où des démarches administratives nécessaires n’ont pas été réalisées dans les délais impartis, sachez qu’il existe des solutions concrètes pour régulariser la situation et respecter les obligations du registre de copropriété et de comptabilité tout en évitant des sanctions. ✅
Comprendre les obligations du registre des copropriétés
La législation impose à toutes les copropriétés d’être immatriculées sur le registre national des copropriétés et de tenir cette immatriculation à jour chaque année. Cela inclut la transmission des informations relatives à l’approbation des comptes du dernier exercice clos lors d’une assemblée générale (AG). ✨ Selon l’article R711-10 du Code de la construction et de l’habitation, cette mise à jour doit être effectuée dans les deux mois suivant l’AG en question.
Si ce délai n’est pas respecté, des sanctions administratives peuvent s’appliquer, allant jusqu’à 20 € par lot et par semaine de retard. C’est pourquoi il est essentiel de prévoir une AG pour approuver les comptes dans les délais requis.
Un contexte complexe : changer de syndic en cours d’année
Prenons l’exemple d’une copropriété où un syndic professionnel a été remplacé par un syndic bénévole le 1er juillet 2024, après une AG tenue le 6 juin 2024. Lors de cette assemblée, les copropriétaires ont décidé de ne pas renouveler le contrat du syndic professionnel, mais aucun budget n’a été voté pour l’exercice en cours. 🤔 Cela crée une situation complexe puisque les comptes 2023, qui auraient dû être approuvés avant le 31 décembre 2024, n’ont toujours pas été présentés.
Face à ce type de problème, que doit faire le syndic bénévole pour se conformer à la loi et régulariser le registre des copropriétés ?
Organiser une AG extraordinaire pour régulariser la situation
La solution la plus efficace consiste à organiser une assemblée générale extraordinaire avant la prochaine échéance annuelle. Voici les étapes clés pour mener cette régularisation en toute conformité :
- Convocation des copropriétaires : Le syndic bénévole doit envoyer une convocation aux copropriétaires en respectant un délai légal minimum de 21 jours avant la tenue de l’AG. Cette convocation doit préciser les points à l’ordre du jour, notamment :
- Approbation des comptes de l’exercice 2023.
- Adoption du budget pour l’exercice 2024.
- Discussions sur les ajustements nécessaires à la gestion.
- Tenue de l’AG : Lors de cette AG extraordinaire, les copropriétaires présents ou représentés voteront sur les points à l’ordre du jour. Il est important de rédiger un procès-verbal précis qui sera utilisé pour mettre à jour le registre.
- Mise à jour du registre des copropriétés : Une fois les comptes approuvés, le syndic bénévole devra accéder au portail du registre des copropriétés (à l’adresse officielle) pour transmettre les documents requis, tels que le PV de l’AG et les comptes validés.
Conséquences en cas d’inaction
Si aucune action n’est prise pour régulariser la situation, la copropriété risque de subir des sanctions financières croissantes. De plus, cela pourrait compliquer certaines démarches futures, telles que la vente de lots ou l’obtention d’aides pour des travaux. Il est donc primordial d’agir rapidement pour éviter ces conséquences.
Faire appel à des experts si nécessaire
Si vous éprouvez des difficultés à organiser cette AG ou à naviguer dans les formalités administratives, n’hésitez pas à consulter un expert en gestion immobilière ou un avocat spécialisé en copropriété. Vous pouvez également contacter directement le registre des copropriétés pour obtenir des conseils personnalisés. 📚
Conclusion
Gérer une copropriété en tant que syndic bénévole est un défi, mais avec une organisation adaptée et une compréhension claire des obligations légales, il est possible de naviguer efficacement dans les formalités administratives. Une AG extraordinaire est la clé pour approuver les comptes en retard et établir un budget, tout en assurant la mise à jour du registre dans les délais prescrits. ✨
